L’assemblée ordinaire annuelle dans les SARL

L’article L 225-100 du code du commerce précise que l’assemblée générale ordinaire est réunie au moins une fois par an, dans les six mois de la clôture de l’exercice.

Sa tenue est obligatoire.

La loi précise que :

« Si l’assemblée générale ordinaire n’a pas été réunie dans ce délai, le ministère public ou tout actionnaire peut saisir le président du tribunal compétent statuant en référé afin d’enjoindre, le cas échéant sous astreinte, aux dirigeants de convoquer cette assemblée ou de désigner un mandataire pour y procéder »

Elle doit se réunir tous les ans afin de prendre connaissance du rapport de gestion présenté par la gérance et délibérer sur les comptes de l’exercice écoulé.

1. Quand doit se tenir l’assemblée ?

L’article L223-26 du code de commerce indique que : 

« Le rapport de gestion, l’inventaire et les comptes annuels établis par les gérants, sont soumis à l’approbation des associés réunis en assemblée, dans le délai de six mois à compter de la clôture de l’exercice sous réserve de prolongation de ce délai par décision de justice. »

L’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes doit se tenir dans les 6 mois de la clôture de l’exercice.

Lors de cette réunion, il est établi le procès-verbal d’assemblée d’approbation des comptes (R225-24 code du commerce).

NB : Il convient de souligner que dans les sociétés unipersonnelles, c’est-à-dire les sociétés ne comportant qu’un unique associé comme dans le cas de l’EURL, l’approbation des comptes est matérialisée par le simple dépôt des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce. Cela exclut toute rédaction de procès-verbal, par exception aux règles d’approbation annuelle des comptes.

2. Qui doit participer à l’assemblée générale ?

Article L223-28 du code du commerce

« Chaque associé a droit de participer aux décisions et dispose d’un nombre de voix égal à celui des parts sociales qu’il possède. »

Tous les associés ont le droit de participer aux assemblées et aucune restriction à ce droit ne peut être faite par les statuts.  

En cas de démembrement de la part sociale c’est-à-dire en cas d’existence d’un propriétaire et d’un nu-propriétaire, le nu-propriétaire et l’usufruitier ont le droit de participer aux décisions collectives et ce, quel que soit le titulaire du droit de vote.

Les indivisaires ou copropriétaires de parts sociales indivises sont représentés par un mandataire unique, choisi parmi les indivisaires ou en dehors d’eux.

En cas de location de parts sociales, le locataire et le bailleur sont destinataires des informations relatives à la société et participent aux assemblées générales.

Les associés personnes morales sont obligatoirement représentés aux assemblées par une personne physique, généralement par leur représentant légal, sans que ce dernier ait lui-même à être associé.

3. Une personne non associée peut-elle participer à l’assemblée ?

Les personnes non associées autorisées à participer à l’assemblée sont :

• Le gérant non-associé
• Le commissaire aux comptes, s’il en existe.

Il y a une possibilité de faire admettre d’autres personnes comme l’huissier ou commissaire de justice ou encore mandataire ad hoc chargé de voter avec les parts d’un associé et à la place de celui-ci. Dans ce cas, une autorisation en justice est requise.

4. Qui peut voter au lors de l’assemblée ?

Le droit de vote ne peut être exercé que par l’associé ou son mandataire.

Quid en cas de part sociale grevée d’un usufruit ?

Si une part est grevée d’un usufruit, le droit de vote appartient au nu-propriétaire, sauf pour les décisions concernant l’affectation des bénéfices, où il est réservé à l’usufruitier.

Quid en cas de parts indivises ?

Si le droit de vote des indivisaires est exercé par un mandataire, cela ne saurait priver l’associé qu’est par ailleurs l’indivisaire de son droit de participer aux décisions collectives, que ce soit personnellement ou par le biais d’un représentant. Aussi, les indivisaires ne peuvent pas exercer individuellement le droit de vote attaché aux parts indivises.

5. Quelles sont les conditions de majorité ?

Elles sont fixées par l’article L223-29 du code du commerce :

« Dans les assemblées ou lors des consultations écrites, les décisions sont adoptées par un ou plusieurs associés représentant plus de la moitié des parts sociales.

Si cette majorité n’est pas obtenue et sauf stipulation contraire des statuts, les associés sont, selon les cas, convoqués ou consultés une seconde fois, et les décisions sont prises à la majorité des votes émis, quel que soit le nombre des votants.

Les décisions prises en violation des dispositions du présent article peuvent être annulées à la demande de tout intéressé. »

Ainsi, les décisions ordinaires sont valablement adoptées :

• Sur première consultation, par un ou plusieurs associés représentant plus de la moitié des parts sociales (majorité absolue) ;
• Si cette majorité n’est pas obtenue et sauf stipulation contraire des statuts, sur seconde consultation, à la majorité des voix émises (majorité relative), quel que soit le nombre des votants.

Les statuts peuvent écarter la seconde consultation et imposer alors la majorité absolue pour

Les décisions prises en violation des règles de majorité peuvent être annulées à la demande de tout intéressé.

6. Quels sont les documents mis à disposition des associés lors du vote à l’assemblée ?

Conformément à l’article L223-26 du Code de commerce, le rapport de gestion, l’inventaire, et les comptes annuels, établis par le gérant, doivent être soumis à l’approbation de l’assemblée, sous peine d’une amende de 9 000 € à la charge du gérant (article L214.5 du Code de commerce).

Les comptes annuels comprennent :

• Le bilan (actif et passif)
• Le compte de résultat (charges et produits)
• Le tableau des amortissements
• Le tableau des immobilisations et des provisions
• L’état des créances et des dettes
• L’affectation du résultat
• Le rapport du commissaire aux comptes pour les sociétés qui en sont dotées, notamment les sociétés par actions.

Au cours de cette assemblée générale, les associés doivent approuver les comptes et décider de l’affectation du résultat.

7. Quel est le formalisme à respecter ?

La tenue de cette assemblée doit répondre à un formalisme précis, dont le calendrier est déterminé comme suit :

• 1^èreétape : Etablissement des comptes annuels

Dès la clôture de l’exercice, il y a lieu de procéder à l’établissement des comptes annuels et du rapport de gestion par la gérance.

• 2^èmeétape : Convocation et communication des documents sociaux aux associés un mois avant la convocation 

La convocation est adressée par la gérance à chaque associé 15 jours au moins avant la tenue de cette assemblée par lettre recommandée accompagnée des documents suivants :

• Les comptes annuels
• Le rapport de gestion établit par le gérant qui indique la situation de la société durant l’exercice écoulé, son évolution possible et les événements importants,
• Le rapport du commissaire aux comptes le cas échéant,
• Le rapport spécial établit par le gérant qui mentionne toutes les conventions intervenues entre la société, les associés et le gérant.
• Le projet de résolutions sur lequel les associés sont appelés à donner leur avis.

Le gérant doit également mettre l’inventaire à la disposition des associés au siège social de la société.

• 3^èmeétape : Ouverture du droit pour les associés de poser des questions écrites à la gérance

A la réception de la convocation, les associés ont la possibilité de poser des questions écrites à la gérance.

• 4^èmeétape : Réunion de l’assemblée des associés

• 5^èmeétape : les formalités de publicité

Dans le mois qui suit l’approbation des comptes, il doit être procédé au dépôt au greffe des comptes annuels, le cas échéant du rapport du commissaire aux comptes et d’un extrait du procès-verbal d’assemblée sur l’affectation du résultat.

Ce délai est porté à deux mois en cas de dépôt des comptes par la voie électronique.

En cas de modification dans la gérance, une insertion dans un journal d’annonces légales et un dépôt d’un dossier de modification du RCS au centre de formalités des entreprises sont requis.

Ce dépôt peut se faire de manière dématérialisée via le site du guichet unique ou en papier auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.

 En cas de non-dépôt des comptes, le président du tribunal de commerce peut prononcer une injonction sous astreinte de procéder au dépôt, à la demande de toute personne intéressée ou du ministère public.

Ils sont ensuite publiés au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC), à la diligence du greffier.

L’approbation des comptes est une période cruciale qui permet aux associés de valider les comptes de la société, et à la gérance de rendre compte de sa gestion sur un exercice. Il importe donc pendant cette période d’être accompagné par un professionnel dans le suivi et la rédaction du procès-verbal.