La tenue d’une assemblée ordinaire annuelle dans les SARL est obligatoire. Elle doit se réunir tous les ans afin de prendre connaissance du rapport de gestion présenté par la gérance et délibérer sur les comptes de l’exercice écoulé.

Ainsi, conformément à l’article L223-26 du Code de commerce, le rapport de gestion, l’inventaire, et les comptes annuels, établis par le gérant, doivent être soumis à l’approbation de l’assemblée, sous peine d’une amende de 9 000 € à la charge du gérant (article L214.5 du Code de commerce).

Les comptes annuels comprennent :

• Le bilan (actif et passif)
• Le  compte de résultat (charges et produits)
• Le tableau des amortissements
• Le tableau des immobilisations et des provisions
• l’état des créances et des dettes
• l’affectation du résultat
• le rapport du commissaire aux comptes pour les sociétés qui en sont dotées, notamment les sociétés par actions.

Au cours de cette assemblée générale, les associés doivent approuver les comptes et décider de l’affectation du résultat.

La loi prévoit que l’assemblée doit se tenir dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice.

La tenue de cette assemblée doit répondre à un formalisme précis, dont le calendrier est déterminé comme suit :

1^ère étape : Etablissement des comptes annuels

Dès la clôture de l’exercice, il ya lieu de procéder à l’établissement des comptes annuels et  du rapport de gestion par la gérance.

2^ème étape : Convocation et communication des documents sociaux aux associés un mois avant la convocation 

La convocation est adressée par la gérance à chaque associé 15 jours au moins avant la tenue de cette assemblée par lettre recommandée accompagnée des documents suivants :

– Les comptes annuels

– Le rapport de gestion établit par le gérant qui indique la situation de la société durant l’exercice écoulé, son évolution possible et les événements importants,

–  Le rapport du commissaire aux comptes le cas échéant,

– Le rapport spécial établit par le gérant qui mentionne toutes les conventions intervenues entre la société, les associés et le gérant.

–  Le projet de résolutions sur lequel les associés sont appelés à donner leur avis.

Le gérant doit également mettre l’inventaire à la disposition des associés au siège social de la société.

3^ème étape : Ouverture du droit pour les associés de poser des questions écrites à la gérance

A la réception de la convocation, les associés ont la possibilité de poser des questions écrites à la gérance.

4^ème étape : Réunion de l’assemblée des associés

Dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, il doit se tenir la réunion de l’assemblée annuelle d’approbation des comptes.

Lors de cette réunion, il est établi le procès-verbal d’assemblée d’approbation des comptes.

NB : Il convient de souligner que dans les sociétés unipersonnelles, c’est-à-dire les sociétés ne comportant qu’un unique associé comme dans le cas de l’EURL, l’approbation des comptes est matérialisée par le simple dépôt des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce. Cela exclut toute rédaction de procès-verbal, par exception aux règles d’approbation annuelle des comptes.

5^ème étape : les formalités de publicité

Dans le mois qui suit l’approbation des comptes, il doit être procédé au dépôt au greffe des comptes annuels, le cas échéant du rapport du commissaire aux comptes et d’un extrait du procès-verbal d’assemblée sur l’affectation du résultat.

Ce délai est porté à deux mois en cas de dépôt des comptes par la voie électronique.

En cas de modification dans la gérance, une insertion dans un journal d’annonces légales et un dépôt d’un dossier de modification du RCS au centre de formalités des entreprises sont requis.

Le dépôt des comptes s’effectue en deux exemplaires datés et certifiés conformes par le représentant légal de la société.

Ils sont ensuite publiés au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC), à la diligence du greffier.

Les frais de dépôt des comptes du dernier exercice clôturé par correspondance, au greffe du Tribunal de commerce ont été fixés à la somme de  47,70 € TTC pour l’année 2015.

L’approbation des comptes est une période cruciale qui permet aux associés de valider les comptes de la société, et à la gérance de rendre compte de sa gestion sur un exercice. Il importe donc pendant cette période d’être accompagné par un professionnel dans le suivi et la rédaction du procès verbal.